{"id":27222,"date":"2014-09-17T07:00:42","date_gmt":"2014-09-17T07:00:42","guid":{"rendered":"http:\/\/comunidad.iebschool.com\/iebs\/?p=1320"},"modified":"2023-02-22T09:31:50","modified_gmt":"2023-02-22T09:31:50","slug":"aplicando-lean-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.qschool.io\/blog\/aplicando-lean-management\/","title":{"rendered":"Aplicando Lean al Management documental"},"content":{"rendered":"\n<p>En muchas ocasiones nos encontramos con la implantaci\u00f3n en las organizaciones de una nueva herramienta de gesti\u00f3n y el <strong>software para la gesti\u00f3n documental<\/strong> suele ser una de ellas.<\/p>\n\n\n\n<p>El primer paso que habitualmente se realiza es preguntarse <strong>\u00bfQu\u00e9 hay en el mercado?<\/strong> o bien fijarse en las herramientas que est\u00e1n empleando los dem\u00e1s <strong>\u00bfCon qu\u00e9 herramientas trabaja mi vecino?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Sin embargo existen multitud de posibilidades: el tradicional pago de licencias, cloud, libe; etc y <strong>es necesario plantearse si estamos abordando de forma correcta la selecci\u00f3n del m\u00e9todo<\/strong> de gesti\u00f3n documental y de informaci\u00f3n en nuestra organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Tradicionalmente no se ha dado mucha importancia a la gesti\u00f3n documental en las organizaciones<\/strong> por una simple y llana raz\u00f3n: no se han evaluado a conciencia los costes de la ineficiencia que provocan unos procesos no controlados y optimizados. Como dato general, se estima que el coste en tiempo en un a\u00f1o\/persona en la gesti\u00f3n f\u00edsica de la documentaci\u00f3n es de aproximadamente 6 semanas. Estamos tan acostumbrados a hacerlo, a la repetici\u00f3n, que lo hemos asumido como un actividad necesaria.<\/p>\n\n\n\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">\u00bfQu\u00e9 podemos hacer para tomar una buena decisi\u00f3n respecto a c\u00f3mo gestionar nuestra informaci\u00f3n?<\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Podemos utilizar la combinaci\u00f3n de varias herramientas al alcance de nuestra mano:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>1. Conocimiento de las personas vs conocimiento del producto<\/strong>: antes de lanzarnos a buscar la mejor herramienta del mercado, hemos de comprender las necesidades de la organizaci\u00f3n, dejando de lado inicialmente el producto, para centrarnos en los usuarios, en las personas que lo van a utilizar a diario. Para ello, tenemos varias herramientas que nos van a ayudar a conocer:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Mapa de empat\u00eda<\/strong>. Esta herramienta nos permitir\u00e1 <strong>acercarnos a las necesidades y frustraciones de los equipos<\/strong>, ayud\u00e1ndonos a responder a preguntas que quiz\u00e1s nunca han sido planteadas en un \u00e1mbito laboral interno, por lo que\u00a0ya en un primer momento, como poco, generar\u00e1 un m\u00ednimo de curiosidad, ayud\u00e1ndonos a tirar la barrera de resistencia a los cambios. Salimos del tradicional an\u00e1lisis \u201cQu\u00e9 dice\u201d y nos acercamos a un an\u00e1lisis m\u00e1s completo relacionado con las\u00a0 emociones (al fin y al cabo, la frustraci\u00f3n que supone no encontrar un documento imprescindible y pasar horas preguntando, es una emoci\u00f3n).<\/li><li><strong><em>User experience<\/em>:<\/strong> \u00bfPor qu\u00e9 no utilizar los m\u00e9todos para la <strong>b\u00fasqueda de soluciones o modelos de negocio para conocer a los usuarios de nuestra organizaci\u00f3n<\/strong>? Puede parecer evidente, pero por muchos es conocido aquello de \u201cEn casa del herrero, cuchillo de palo\u201d. \u00bfNos hemos planteado qu\u00e9 beneficios puede tener para nuestra organizaci\u00f3n este an\u00e1lisis? <strong>\u00bfEstamos buscando fuera lo que quiz\u00e1 podemos desarrollar dentro?<\/strong> Independientemente de la respuesta, seguramente \u00e9sta cambie a medida que se va avanzando en el proyecto. En la siguiente url se ofrece una herramienta gratuita y de muy f\u00e1cil aplicaci\u00f3n: <a rel=\"noopener nofollow\" href=\"http:\/\/personapp.io\/\" target=\"_blank\">http:\/\/personapp.io\/<\/a>. La definici\u00f3n de \u201ctipos de personas\u201d nos dar\u00e1 informaci\u00f3n sobre c\u00f3mo el tipo A podr\u00eda enfrentarse a la gesti\u00f3n de informaci\u00f3n nativa digital o si, por ejemplo, somos conscientes del potencial que tiene el \u00e1rea B en relaci\u00f3n con la explotaci\u00f3n del BigData interno. \u00bfSacamos de ello todo el provecho que podemos, de una forma \u00e1gil y eficiente?<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>2. Lo que <strong>buscamos <\/strong>son<strong> patrones que nos ayuden a ir avanzando para facilitar la toma de decisiones.<\/strong>&nbsp;Llegados a este punto es el momento de seleccionar qu\u00e9 ideas vamos a seguir trabajando. Podemos seguir avanzando apoy\u00e1ndonos en servicios externos (consultor\u00eda\/outsourcing documental\u2026) u optar por el conocimiento de nuestra organizaci\u00f3n, pero independientemente de la opci\u00f3n por la que optemos; el siguiente paso podr\u00eda ser el <strong>uso&nbsp;de la metodolog\u00eda del prototipado<\/strong>. \u00c9sta no s\u00f3lo es una herramienta de experimentaci\u00f3n, de pulido r\u00e1pido y correcci\u00f3n de errores, sino que adem\u00e1s, es un canal de comunicaci\u00f3n directa entre quien desarrolla el servicio\/producto y el usuario\/cliente; por lo tanto, permite un mejor conocimiento de ambas partes (sean cuales sean). <strong>\u00bfC\u00f3mo presentamos este prototipo internamente?<\/strong> Cuanto m\u00e1s r\u00e1pido, mejor; podemos utilizar <strong>herramientas de Visual Thinking<\/strong> para ello; no necesitamos un producto acabado, lo que necesitamos es que el usuario nos de<em> feedback<\/em> lo m\u00e1s r\u00e1pido posible por ejemplo, mediante <strong>Storytelling<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>3. <strong>Testing, testing y testing.<\/strong> \u00bfQu\u00e9 hacemos con el feedback de usuario? Es el momento de decidir si vamos realizando las modificaciones necesarias que cubran las necesidades y solucionen los problemas (y no lo que creemos que necesitan) o bien si debemos pivotar y cambiar, hacia qu\u00e9 direcci\u00f3n y en qu\u00e9 porcentaje: \u00bfHemos tenido en cuenta a todos los actores del proceso de <em>management documental<\/em>? \u00bfNos hemos dejado alg\u00fan canal de documentaci\u00f3n\/informaci\u00f3n que es primordial o muy v\u00e1lido para la organizaci\u00f3n? \u00bfHemos encontrado mecanismos m\u00e1s \u00e1giles en el proceso de prototipado y de validaci\u00f3n de hip\u00f3tesis con los usuarios?<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Consecuencias directas<\/strong> de este llevar a cabo este proceso:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Mayor conocimiento de la organizaci\u00f3n<\/li><li>Identificaci\u00f3n de oportunidades de mejora tanto en gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n\/documentaci\u00f3n<\/li><li>Somos nuestros propios consultores, lo que permite una b\u00fasqueda\/creaci\u00f3n de soluci\u00f3n m\u00e1s \u00e1gil y eficiente (y seguramente, a menor coste)<\/li><li>Introducci\u00f3n en la organizaci\u00f3n de otras metodolog\u00edas de trabajo combinadas<\/li><\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En muchas ocasiones nos encontramos con la implantaci\u00f3n en las organizaciones de una nueva herramienta de gesti\u00f3n y el software para la gesti\u00f3n documental suele ser una de ellas. 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