La importancia del control del tiempo
Para un profesional los deadlines y compromisos están a la orden del día. En tu día a día debes lidiar con una innumerable lista de tareas tanto en el ámbito profesional como personal y tener una buena organización es algo sumamente esencial tanto para poder ser una persona competente como para el hecho no menos importante de poder compatibilizar tus tareas o deberes con el tiempo libre.
Además no debes olvidar la importancia que es para el buen desarrollo de un proyecto grupal el hecho de que cada miembro tenga competencias en gestión de tiempo y que a su vez sea capaz de sincronizarse de un modo óptimo con el trabajo del resto del equipo.
El Método GTD
El ámbito de la gestión del tiempo es tan relevante en nuestras sociedades actuales que hay profesionales que se han especializado en el estudio de la gestión del tiempo. Este es el caso de David Allen, consultor e instructor de productividad y su método GTD (Getting Things Done), que traducido sería algo similar a “haciendo las cosas bien”
El objetivo de esta metodología se basa en simplificar los procesos de almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las tareas personales que debes desarrollar. Remarcar estos ámbitos es indispensable para aprender a marcarse objetivos y metas y realizar acciones para llegar al fin deseado. El hecho de extrapolar el recuerdo a un agente externo “nos libera” de esta carga psicológica que puede crear estrés, bloqueo o incluso el olvido, ya que nuestra capacidad de recuerdo puede ser sumamente frágil en algunas ocasiones. ¿Crees que te organizas bien? ¿Realmente optimizas cada minuto de tu tiempo?
La necesidad de que empieces a mostrar atención por este asunto es relevante ya que numerosos estudios sobre productividad en el mundo laboral llegan a la conclusión de que entre el 50-70% de nuestra actividad laboral la dedicamos a actividades totalmente improductivas para el desarrollo de nuestros objetivos. Las jornadas laborales son largas y a lo largo de la semana se acumulan múltiples horas disponibles, sin embargo ¿Cómo las empleas? El dominio de la administración de tu tiempo personal recae en que aquello importante no es de cuánto tiempo dispongas, sino en cómo lo gestionas.
Ejemplos de aplicaciones que pueden ayudarte a gestionar la tarea de organizar tu tiempo
1. GOOGLE CALENDAR: ¡No olvides tus citas!
Este calendario online que forma parte de la gran saga de productos que Google pone a disposición del usuario, no sólo resulta útil porque te permite traspasar tu agenda a modo online y visualizar en calendario personal a día, semana o mes vista para poder tener en todo momento una clara visión del planning; sino que su vinculación a la cuenta de correo y su sincronización de contenidos en tu Smatphone, permite darle órdenes de recordatorio de tus eventos diarios (vía notificación en la pantalla o correo electrónico) y especificar el margen temporal en el que te lo va a recordar.
2. TRELLO: ¡Mantén el trabajo grupal bajo control!
Esta herramienta te permite crear dashboards sincronizadas con todos los miembros participantes para poder llevar a cabo trabajos grupales. El sistema funciona en base a unas listas dentro de las cuales se van añadiendo tarjetas (tareas concretas) y se asigna al miembro o miembros del equipo que han de realizar cada una de las tareas mediante su foto.
Esta organización es excelente para poder saber en todo momento qué está haciendo cada miembro del equipo, que le queda por hacer, qué ha de validar un miembro a otro miembro del equipo y para poder incluir notas sobre aspectos relevantes a considerar en cada tarea.
Además Trello también permite calibrar la productividad individual y colectiva en el sentido de que se puede crear una lista para las tareas desarrolladas cada semana y saber si hay evolución positiva o negativa en el trabajo realizado.
3. MOZILLA THUNDERBIRD: gestiona tus clientes con Software Libre
Mozilla Thunderbird disponible en las plataformas GNU/Linux, Mac OSx y Windows, es un gestor de clientes basado en software libre y disponible para descargar de forma gratuita.
Este gestor, tiene la posibilidad de incorporar complementos para añadir funcionalidad extra, como la opción de añadir los calendarios de Google Calendar.
4. EVERNOTE: ¡Organiza tus ideas y tareas en un solo espacio de trabajo!
Evernote es más que una simple aplicación para guardar notas recordatorio sino que pone a tu disposición un espacio de trabajo basado en 4 acciones: escribir, recopilar, encontrar y presentar.
Con Evernote puedes adjuntar imágenes o archivos a tus notas, realizar escritura a mano, grabación de audio, voz a texto, emplear la “cámara de documentos” (buscador de texto en las fotos de tus documentos) o la cámara para las notas post-it. Puedes organizar tus notas en libretas, de este modo tienes la posibilidad de organizar el contenido mediante temáticas o proyectos.
Además puedes buscar el contenido guardado en Evernote según los criterios de: fecha de creación, título, libreta o lugar.
5. POCKET: ¡Que no se te escape ninguna información aunque en ese momento no puedas leerla!
Esta App disponible para sistema operativo Android y IOS, te permite guardar contenido online en “el bolsillo” cuando encuentras algo interesante en la red pero no dispones de tiempo para profundizar en el mismo.
Una vez guardado en pocket mediante el botón de “compartir en pocket” procedimiento similar al que realizas para compartir una url en las redes sociales; puedes ver el contenido a posteriori simplemente con buscar el título del artículo o web guardado dentro de la App. No sólo puedes leer el contenido mediante el móvil, sino que éste está disponible en todos los dispositivos electrónicos: tablet, Ipad, ordenador…
Todos estos programas te facilitarán la gestión de tu vida cotidiana, aunque por si solos no son 100% efectivos. Es necesario que independientemente de que aplicaciones utilices, que aprendas a utilizarlas bajo un método que te permita adaptarla a tus necesidades reales.